如法律要求信息須采用書面形式,則假若一項數據電文所含信息可以調取以備日后查用,即滿足了該項要求在使用紙張文件的環境下,書面材料傳統上所起的功能很多,基本上包括以下11種:
(1)確保有可以看得見的證據,證明各當事方確有訂立契約的意向以及此種意向的性質;
(2)幫助各當事方意識到訂立一項契約的后果;
(3)確保一份文件可為所有人識讀;
(4)確保文件恒久保持不變,因而提供對于一項交易的永久性記錄;
(5)使一份文件可以復制為若干份,以便每個當事方持有一份同樣的數據;
(6)使之可通過簽字方式進行數據的核證;
(7)確保一份文件作成對公共機構和法院均可接受的形式;
(8)最后體現出書面文件作者的意向并提供該意向的一份記錄;
(9)可便于以有形的形式儲存數據;
(10)便利于稽查及日后的審計、稅收或管制目的;
(11)在為了生效目的而要求書面的情況下使之產生法律權利和義務。
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